Nicolas VERMEYS et Sara COUTURE, Étude relative aux standards et formats de documents technologiques contenus dans un dossier judiciaire, Document de travail, Juin 2019
La présente étude vise à informer les différents acteurs ayant un rôle à jouer dans la mise en oeuvre d’un système de dépôt technologique des documents pour les cours et tribunaux québécois quant aux formats et standards que devraient prendre ces fichiers. Elle met l’emphase sur les bonnes (et moins bonnes) pratiques dégagées de différents tribunaux canadiens et américains ayant déjà fait des choix quant aux formats de documents (procédures, éléments de preuve, autorités, etc.) pouvant être administrés (c’est-à-dire hébergés, gérés et lus) par le système informatique du greffe d’un tribunal donné. Si bon nombre de tribunaux favorisent le transfert de documents déposés en preuve vers le format PDF ou d’autres formats normalisés pour en faciliter la consultation, la manipulation et l’archivage, tout en en assurant l’intégrité, cette approche n’est pas sans soulever certaines questions eut égard, en particulier, à la règle de la meilleure preuve (principalement pour les écrits). C’est pourquoi d’autres tribunaux favorisent plutôt le dépôt de documents dans leurs formats originaux. Cette approche renferme toutefois ses propres inconvénients, notamment en matière de sécurité. De plus, vu l’existence de milliers de formats et standards distincts elle implique l’acquisition d’innombrables licences logicielles afin de permettre la lecture des éléments de preuve. Afin de limiter ces coûts, il est parfois demandé aux parties de donner accès aux logiciels permettant de lire les éléments de preuve déposés en formats non supportés par les outils logiciels de la cour, mais une telle demande cause problème au niveau des licences d’exploitation de ces logiciels.
Pour l’ensemble de ces raisons, l’étude conclut que, dans une grande majorité de cas, les types de fichiers pouvant être administrés par les systèmes informatiques des greffes des tribunaux devraient être restreints à un nombre limité de formats et standards normalisés et ouverts reconnus notamment pour assurer un niveau élevé d’intégrité des documents. Toutefois, dans les quelques cas où le dépôt du format original d’un document est requis et que ce format n’est pas administrable par le système informatique du greffe, nous préconisons une approche mixte, où les parties seraient invitées à déposer au dossier de la cour une version issue d’un transfert vers un format normalisé et ouvert de leurs éléments de preuve, tout en rendant l’original disponible sur un serveur protégé sous le contrôle du greffe. Une telle approche viendrait assurer le respect des obligations de chacun et le bon déroulement du processus judiciaire.
Ce contenu a été mis à jour le 11 mai 2020 à 10 h 27 min.
